TURINYS

1. BENDRA INFORMACIJA

Atnaujintame dokumentų valdymo modulyje sukurtos šios papildomos funkcijos:

• Dokumento suderinimas tarp darbuotojų. Nuo šiol dokumentų suderinimas (patvirtinimas) tarp darbuotojų vyks per programą, o ne el. paštu. Dokumentą visais atvejais reikia įkelti į programą suderinimui.

• Veiksmų sekos su dokumentu. Programoje tai vadinama veiksmų seka. Pavyzdžiui: Veiksmų seka su ilgalaikio turto pirkimo sutartimi:

• Patvirtinti dokumentą:

• Patikrinti sutartį (Andrejus)
• Patikrinti sutartį (Dalia)

• Pasirašyti sutartį (Darius)
• Užbaigti apdorojimą (darbuotojas)

Jeigu dokumentui reikalingas parašas (nesvarbu ar elektroninis ar senovinis), visais atvejais turi būti pasirenkama veiksmų seka.

Tipinės veiksmų sekos programoje kuriamos konsultuojantis su vadovybe. Tai reiškia, kad jeigu programoje nėra darbuotojui reikalingos veiksmų sekos, jis turi kreiptis į IT skyrių, kad seka būtų sukurta.

• Dokumento pasirašymas el. parašu. Programoje galima pasirašyti PDF ir ADOC formato dokumentus lietuvišku mobiliu el. parašu (Mobile ID arba LT ID). 

ASiC dokumentai praktikoje pasitaiko retai. Juos pasirašome Dokobit sistemoje. Į programą įkeliame ir WORD ir ASiC.

2. DOKUMENTO UŽREGISTRAVIMAS

Dokumentas registruojamas panašiai kaip ketvirtame kontūre, išskyrus:

• Pasikeitė laukų išdėstymas
• Atsirado papildomų dokumento rūšių
• Anksčiau prie vieno dokumento buvo galima įkelti kelis failus (pvz. sutartis ir priedai). Dabar prie vieno dokumento įkeliamas vienas failas (išskyrus įgaliojimus, juos galima įkelti kartu). Todėl sutartį su priedais reikėtų sujungti į vieną PDF (naudojant kompiuteryje įdiegtą programą PDFSam) arba kelti kelis dokumentus į programą atskirai (atskirai sutartį ir atskirai priedus).
• Jei reikia parašo, visais atvejais turi būti pasirenkama veiksmų seka.

Norint užregistruoti dokumentą, reikia:

1. Pasirinkti dokumento rūšį
2. Nurodyti dalyvį (pvz. kontrahentą ar darbuotoją)
3. Įvesti dokumento pavadinimą
4. Įkelti failą
5. Pagal poreikį nurodyti galiojimo pabaigos datą
6. Pasirinkti registracijos numerį:

1. Pasirinkti katalogą
2. Paspausti numerio sugeneravimo mygtuką

Išsaugoti įrašą.

3. DOKUMENTO SUDERINIMAS IR PASIRAŠYMAS

1. Veiksmų sekos pasirinkimas

Norint suplanuoti veiksmus su dokumentu, reikia spausti mygtuką Pasirinkti veiksmų seką ir išsirinkti tinkamą seką (jie priklauso nuo pasirinktos dokumento rūšies):

Kartais norint pradėti vykdymą, dokumento autorius turi paspausti mygtuką Paskirti užduotį, kad programa pradėtų sekos vykdymą:

Veiksmas Patvirtinti reiškia, kad darbuotojas turi patikrinti dokumentą.

Veiksmas Gauti parašą reiškia, kad darbuotojas turi gauti reikalingą parašą. Tokiame žingsnyje mygtukas Patvirtinti reiškia „parašą gavau“.

Veiksmas Pakoreguoti reiškia, kad darbuotojas turi pataisyti dokumentą (dokumente yra klaidų). Tokiame žingsnyje mygtukas Patvirtinti reiškia „įkėliau į programą pataisytą dokumentą“. Pataisytas dokumentas įkeliamas naudojant mygtuką Įkelti failus.

2. Pasirašymas per Dokobit

Pasirašant dokumentus per Dokobit, kontūre vyksta dokumento suderinimas, Dokobit sistemoje vyksta pasirašymas. Galutinis dokumentas su visais parašais saugomas kontūre.

1. Į kontūrą suderinimui įkeliamas dokumentas
2. Susirinkus reikalingus patvirtinimus, pasirašančiam asmeniui siunčiamas suderinimo lapas ir Dokobit nuoroda
3. Pasirašius dokumentą, į kontūrą įkeliamas dokumentas su visais parašais.