1. Teams yra hibridinio bendradarbiavimo įrankis, skirtas komandai komunikuoti ir atlikti darbus vienoje vietoje.

2. Komanda yra grupė žmonių dirbančių dėl bendro tikslo, o kanalas yra tema, ties kuria ta grupė dirba. Komanda gali būti sukurta pagal įmonės struktūrą (pvz. padalinys, skyrius ir pan.) arba pagal tikslą (pvz. didesnis projektas, darbo funkcija ir pan.).

Komunikacija ir kiti darbai paprastai vyksta teminiuose kanaluose, o General kanale skelbiami svarbūs pranešimai. Tačiau mažesnėse ir labiau specifinėse komandose General kanalas gali būti pagrindinė komunikavimo ir darbo vieta (daugiau apie kanalus galite rasti čia).

3. IT skyrius teamsų nevaldo ir turinio niekaip neprižiūri. IT skyrius teikia tik konsultacijas, o šiuos veiksmus gali atlikti tik kritiniais atvejais.

Už team‘o valdymą ir priežiūrą yra atsakingi konkretaus team‘o „savininkai“ (angl. Owner). Jie yra atsakingi už nustatymų keitimą, prieigos teisių valdymą (t.y. narių pridėjimą arba pašalinimą), kanalų sukūrimą ar pašalinimą, tinkamą funkcijų naudojimą ir t.t.

Owneris paprastai būna:

• skyriaus ar padalinio vadovas (jeigu teamsas sukurtas pagal struktūrą) 
• projekto vadovas (jeigu teamsas sukurtas projektui)
• team leadas (jeigu teamsas sukurtas darbo funkcijai)

Taip pat, labai svarbu žinoti, kad team owneris yra atsakingas už dokumentacijos išsaugojimą, kai team‘as tampa nebereikalingas (pvz. pasibaigus projektui, owneris (projekto vadovas) yra atsakingas už tinkamą dokumentų suarchyvavimą).

4. Visa istorinė informacija kanaluose bus pasiekiama nariams, kurie bus vėliau įtraukti į komandą.

5. Visi konkrečios komandos nariai turi prieigą prie visos informacijos tame team‘e (išskyrus privačių kanalų).

6. Bendrinamas (shared) kanalas skirtas dirbti su darbuotojais, kurie nėra komandos nariai. Pvz. Gamybos skyriaus komandoje galima sukurti kanalą duomenų suvedimui ir patalpinti jame failus, prie kurių gali prieiti darbuotojai iš buhalterijos ir pardavimų skyriaus.

Plačiau apie shared kanalus: https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/shared-channels

Esant tokio kanalo poreikiui – pasikonsultuokite su IT skyriumi.

7. Su dauguma Teams funkcijų nebūtina dirbti per Teams programą. Tam galima naudoti naršyklę arba taikomąsias programas. Keltas pavyzdžių:

Norint komandos failus matyti kompiuteryje, galima juos susinchronizuoti su Windows failų naršykle:

OneNote Notebooką galima atsidaryti ir visada turėti OneNote programoje:

Planerį galima atsidaryti naršyklėje:

8. Komandos dokumentais galima dalintis taip pat, kaip ir iš OneDrive. Pvz. vyksta projektas ir projekto nariams reikia susirinkti informaciją iš projekte nedalyvaujančių žmonių.

Norint rasti visus failus, kurie turi bendrinimo nuorodas, reikia atsidaryti Sharepoint saitą ir ten sugeneruoti ataskaitą.

9. Kadangi darbuotojas gali būti daugumos komandų narys, programa yra suprojektuota taip, kad kiekvienas jos naudotojas pats nuspręstų kokių komandų pranešimus (angl. notifications) jis nori gauti, o kokių ne. Norint gauti pranešimus iš kanalo, reikia taip ir nustatyti:

Šito nenustačius, programa apie naujas veiklas kanale nepraneš ir reikės užeiti patikrinti rankiniu būdu (kas kartais irgi yra naudinga).

Norint priverstinai išsiųsti pranešimą žmogui (nesvarbu ar jis užsidėjęs pranešimus kanale ar ne), reikia jį paminėti žinutėje naudojant simbolį @:

Norint išsiųsti pranešimą visiems komandos nariams, reikia paminėti visą komandą: