1. OUTLOOK KALENDORIUS

1. Bendrosios funkcijos

Outlook kalendorius randamas čia:

Programoje galima žiūrėti savo arba savo kolegų, komandų (Teams), patalpų (pvz. posėdžių salių), įrangos (pvz. automobilių) ir pan. kalendorius. Norint atidaryti papildomą kalendorių, programos įrankių juostoje, Home skirtuke reikia paspausti Add calendar, pasirinkti rūšį (pvz. Posėdžių salės yra Room List) ir iš sąrašo pasirinkti kalendorių, kurį norite matyti:

Programa rodo kalendorius, ant kurių yra uždėtos varnelės kalendorių sąraše. Pvz. čia rodomi darbuotojo ir posėdžių salių kalendoriai:

Jeigu patogu kalendorius galima sulieti į vieną vaizdą. Norint tą padaryti reikia paspausti ant norimo sulieti kalendoriaus ir pasirikti Overlay:

Taip atrodo sulietas darbuotojo ir abiejų posėdžių salių kalendoriai:

2. Privatumo nustatymai

Norint pakeisti kalendoriaus privatumo nustatymus (pvz. visiems darbuotojams rodyti tik užimtumą, o vadovui dar ir antraštę ir vietą), reikia ant savo kalendoriaus paspausti dešiniu pelės klavišu ir pasirinkti Sharing permissions:

Atsidariusiame lange suvesti reikiamus žmones ir nustatyti atitinkamus nustatymus:

Pastaba. Paprastai čia turėtų būti tik vienas įrašas – My Organization, o prie leidimų nustatyta Can view when I‘m busy. Kitokie nustatymai turėtų būti derinami su tiesioginiu vadovu! Be reikalo nustatymų nekeiskite.

3. Kalendorius telefone

Kalendorių patogu naudoti telefone. Galima naudoti Outlook arba telefone esančią gamyklinę kalendoriaus programėlę.

Android telefonuose naudojamas darbo profilis, todėl juose rodomas tik darbinis kalendorius.

iOS telefonuose, gamyklinėje kalendoriaus programėlėje, rodomi kalendoriai iš visų paskyrų. Todėl kuriant įrašą, reikia nustatyti, kad jis būtų kuriamas darbo kalendoriuje:

Pasirinkti kalendorių iš Exchange paskyros:

Norint pakeisti kalendorių pagal nutylėjimą, reikia eiti į nustatymus -> Calendar -> Default calendar.

2. SUSITIKIMAI/SUSIRINKIMAI/NUOTOLINIAI SUSITIKIMAI

Susitikimas (angl. meet) yra įvykis, kai susirenka daugiau, nei vienas darbuotojas. Susirinkimo organizatorius, organizuodamas susitikimą, turi:

• Parinkti tinkamą laiką ir vietą,
• Išsiųsti pakvietimą susitikimo dalyviams.

Susirinkimo dalyvis privalo:

• Jeigu laikas ir vieta tinka, patvirtinti dalyvavimą.
• Jeigu laikas ir vieta netinka:

• Arba pasiūlyti kitą laiką,
• Arba atmesti susitikimą ir deleguoti kitą asmenį (persiųsti meetą kitam darbuotojui).

1. Susitikimo organizavimas

Norint suorganizuoti susirinkimą:

• Kalendoriuje paspausti mygtuką New meeting (jeigu susitikimas vyks gyvai) arba New Teams meeting (jeigu susitikimas vyks nuotoliniu arba hibridiniu būdu):

• Pagrindiniame lange nurodyti susitikimo temą (1), dalyvius (2) ir, jei reikia, parašyti platesnę informaciją į laišką (3). Susirinkimui būtini dalyviai nurodomi lauke Required, nebūtini (pvz. tie, kuriems pakvietimas siunčiamas informaciniais tikslais) – Optional.

• Atsidaryti susitikimo planavimo asistentą ir parinkti vietą bei visiems dalyviams tinkamą laiką. Užimtas laikas lange yra nuspalvintas, o laisvas nenuspalvintas. Reikia surasti pilnai nenuspalvintą stulpelį.

Planavimo asistentas randamas skirtuke Scheduling Assistant:

Paprasčiausia yra:

• Į asistento langą suvesti visas posėdžių sales, 
• Tada išrinkti tinkamą laiką,
• Suradus laiką/vietą, pašalinti nereikalingą salę.

Pvz. šiame pavyzdyje nurodytiems dalyviams tinkamas laikas yra rugpjūčio 8 d. 12:00-13:00 didžiojoje posėdžių salėje:

Šiame pavyzdyje dalyviams tinkamas artimiausias laikas yra rugpjūčio 10 d. 09:00 – 10:00 arba 13:00 – 15:30 bet kurioje posėdžių salėje:

Suradus tinkamą langą, reikia su pele jį pažymėti asistento lange ir laikas automatiškai įsirašo į susitikimo laiko laukus. Tada reikia pašalinti nereikalingą salę ir išsiųsti pakvietimą visiems dalyviams:

Norint pažiūrėti dalyvių atsakymus, reikia atsidaryti įvykį kalendoriuje ir nueiti į skirtuką Tracking:

2. Susitikimo informacijos keitimas

Norint pakeisti susitikimo duomenis (laiką, vietą, pridėti dalyvių, pašalinti dalyvius ir pan.), reikia atsidaryti susitikimą kalendoriuje, pakeisti ką reikia ir išsiųsti atnaujintą informaciją.

3. Susitikimo priėmimas

Gavus pakvietimą, jeigu laikas ir vieta tinka, reikia į pakvietimą atsakyti spaudžiant žalią varnelę ir pasirinkus Send the Response Now:

Pakvietimo laiškas iš dėžutės dingsta, o kalendoriuje atsiranda įrašas. Įrašą atsidaryti ir peržiūrėti galima ant jo kalendoriuje paspaudus du kartus su pele. 

4. Susitikimo atmetimas

Norint atmesti susitikimą, yra trys variantai:

• Atmesti ir pasiūlyti kitą laiką. Norint tą padaryti, reikia paspausti Decline and Propose New Time:

Atsidariusiame lange pasirinkti kitą laiką ir paspausti Propose Time:

Susitikimas atmetamas. Susirinkimo organizatorius gauna naujo laiko pasiūlymą. Jeigu organizatorius sutinka su laiko pakeitimu, jis išsiunčia laiko susitikimo atnaujinimą visiems dalyviams.

• Atmesti ir susitikimui deleguoti kitą darbuotoją. Norint tą padaryti, reikia persiųsti pakvietimą deleguojamam darbuotojui:

Bei atmesti susitikimą nurodant priežastį organizatoriui. Norint nurodyti priežastį, reikia paspausti mygtuką Edit the Response before Sending:

Nurodyti laiške priežastį ir išsiųsti organizatoriui:

• Tiesiog atmesti susitikimą. Išimtiniais atvejais susitikimą atmesti be papildomo paaiškinimo galima paspaudus raudoną kryžiuką ir pasirinkus Send the Response Now:

3. POSĖDŽIŲ SALIŲ REZERVAVIMAS

Jeigu organizuodami susitikimą nurodėte posėdžių salę, papildomai jos rezervuoti nereikia. Posėdžių salę reikia rezervuoti, jeigu jį nėra įtraukta į susitikimą (pvz. susitikimą organizuoja ne EMP darbuotojas).

Norint užrezervuoti posėdžių salę, reikia kurti susitikimą savo kalendoriuje be žmonių, o tik su posėdžių sale:

Jeigu salė tuo metu laisva, ji priima susirikimą ir padaro įrašą savo kalendoriuje:

O jeigu užimta – atmeta:

Norėdami pakeisti susirinkimo laiką, darykite tą taip pat, lyg salė būtų žmogus, t.y. pakeiskite ką reikia ir išsiųskite atnaujinimą:

Ir vėl – jeigu salė laisva, ji pakeitimus priima. Tačiau, jeigu salė nauju laiku yra užimta – iš salės kalendoriaus išsitrina ir rezervacija senu laiku. Esant tokiai situacijai – išsiųskite atnaujinimą nurodydami laisvą salės laiką, t.y. kad ji atsiųstų patvirtinimą.

Norint atšaukti susirinkimą – išsiųskite atšaukimą salei:

4. KITI ĮVYKIAI

Įvykis (angl. Appointment) yra įvykis, kuriame kiti žmonės nedalyvauja. Toks įvykis „užima“ laiką kalendoriuje. Tokiu būdu kiti darbuotojai mato, kad tuo metu darbuotojas užimtas ir gali parinkti kitą laiką susitikimui. 

Kalendoriuje reikia įvesti visus įvykius, kurių metu darbuotojas negali dalyvauti susirinkimuose. Keletas pavyzdžių:

• Atostogos
• Komandiruotė
• Nebuvimas darbe (pvz. vizitas į veiklavietę)
• Ir t.t.

1. Įvykių įvedimas į kalendorių

Norint į kalendorių įvesti įvykį, reikia:

• Paspausti mygtuką New Appointment:

• Atsidariusiame lange nurodyti trumpą apibūdinimą (1), laiką (2), žymėjimą kalendoriuje (3) bei išsaugoti įrašą:

Žymėjimas kalendoriuje yra svarbus, kadangi darbuotojai nemato (jeigu nekeitėte privatumo nustatymų) jūsų įvykio aprašymo. Pasirinkus žymėjimą, kitiems darbuotojams bus paprasčiau organizuoti susirinkimus. Visais atvejais žymėjimas turi būti Busy, išskyrus:

• Atostogų metu. Nustatyti Out of Office.
• Dirbant iš namų. Nustatyti Working Elsewhere.

Taip informaciją mato kiti darbuotojai: