1.1 Kas sudaro programą 

Programą sudaro Žinynai, Dokumentai ir Ataskaitos. 

1.1.1 Žinynai 

Žinynai yra įvairūs sąrašai. Pavyzdžiui, darbuotojų sąrašas arba prekių ir paslaugų katalogas yra vadinami žinynais. Iš žinynų yra renkama informacija, pildant dokumentus. Žinynai gali būti hierarchinės struktūros, tai yra turėti tam tikrą grupavimą, arba paprasto sąrašo struktūros.  

Pavyzdžiui, prekių katalogas turi hierarchinę struktūrą. Vartotojas gali suskirstyti prekes į grupes. Grupių hierarchijos pogrupių kiekis neribojamas. Grupė gali turėti tiek pogrupių lygių, kiek vartotojui reikia.  

Hierarchinio žinyno langas sudarytas iš dviejų dalių. Kairėje lango pusėje yra pateiktos grupės. Paspaudę pliusiuko ženkliuką  galite išskleisti gupių "medį". Dešinėje pusėje yra vaizduojami įrašai, kurie priklauso vartotojo pasirinktai grupei.  

Darbuotojų ir kitų fizinių asmenų sąrašas yra paprasto sąrašo struktūros žinynas. Tokio sąrašo įrašai nėra skirstomi į grupes. 

1.1.2     Dokumentai 

Bet kuri operacija programoje yra pagrindžiama, registruojant tam tikrą dokumentą. Pavyzdžiui, dokumentai yra: klientų užsakymas, pardavimų faktūra ar mokėjimo pavedimas. Šiuos dokumentus registruoja atskiri programos vartotojai. Dokumentai yra susieti tarpusavio ryšiais. Pavyzdžiui, tam tikras gamybos užsakymas yra susietas su tam tikru kliento užsakymu, arba tam tikras mokėjimas yra susietas su tam tikromis faktūromis. Kai skirtingi įmonės darbuotojai registruoja dokumentus, programa susieja juos tarpusavyje ir tokiu būdu gaunama bendra informacinė sistema. Toliau yra pateiktas pardavimo sąskaitų faktūrų sąrašas. Viršutinėje lentelės dalyje yra dokumentų sąrašo filtras. 

Apatinėje lentelės dalyje yra pateiktas dokumentų sąrašas. 

Dokumentai pagal aprašytas taisykles gali automatiškai kurti įrašus apskaitoje. Programa leidžia aprašyti kelis sąskaitų planus ir pavaizduoti operaciją skirtingose sąskaitų planuose skirtingai. Tokiu būdu kai vartotojai registruoja dokumentus, sistema pati sukuria korespondencijas buhalterinėje, valdymo ir mokestinėje apskaitoje. Apskaita vedama automatiškai, o dokumentus registruojantys vartotojai neturi turėti buhalterinių žinių. 

1.1.3     Ataskaitos 

Ataskaitų paskirtis yra patogiai parodyti suvestą informaciją vartotojams. Programoje yra dviejų rūšių ataskaitos: "Active Report" (įprastos ataskaitos) ir "OLAP kubai" (dinaminės ataskaitos).  

"Active Report" yra statinės ataskaitos. Jas patogu peržiūrėti, atspausdinti arba išsiųsti elektroniniu paštu. Pavyzdžiui, Sandėlio likučių ataskaita. 

Dinaminės ataskaitos labiau skirtos vadovams, kadangi jomis remiantis galima analizuoti bendrus rezultatus ir lengvai surasti ekonominių rezultatų pokyčio priežastis. Vartotojai patys, tiesiog manipuliuodami pele, valdo ataskaitos duomenų vaizdavimą: 

• nustato eilučių ir stulpelių sudėtį ir jų tvarką (filtruoja ir rūšiuoja ataskaitos duomenis); 
• išskleidžia ir suspaudžia lentelių eilutes ir stulpelius, taip gauna išsamius arba apibendrintus ataskaitos rodiklius; 
• užduoda rezultatų apskaičiavimo algoritmus (suma, maksimumas, minimumas ir pan.); 
• keičia grafinio duomenų vaizdavimo parametrus; 
• peržiūri duomenų šaltinius, kuriais remiantis buvo apskaičiuotos lentelės laukų reikšmės. 

Pavyzdys yra Pardavimų analizė.