TURINYS

1. Kas yra OneDrive?

OneDrive yra duomenų saugykla debesyse (angl. Cloud). Tai yra panašu į mūsų naudojamą V diską tik su daugiau galimybių (pvz. keli kolegos vienu metu gali dirbti su jūsų failais, kuriuos pasidalinote).

OneDrive yra EMP Office 365 paketo paslauga, todėl yra prižiūrima ir valdoma taip pat, kaip ir visos kitos EMP IT paslaugos (pvz. el. paštas).

2. Kam skirta OneDrive?

Paslauga yra skirta failų saugojimui ir bendrinimui bei leidžia juos pasiekti iš visų jūsų įrenginių.

Dokumentų, kuriuos saugote OneDrive, kiti darbuotojai nemato (išskyrus atvejus, numatytus IT tvarkose), nebent nuspręsite juos bendrinti. Galite bendrinti failus ir aplankus su kolegomis arba už organizacijos ribų. Failų bendrinimas naudojant OneDrive tinka TIK vienkartiniams darbams. Norint bendrinti failą ilgam laikui, reikia naudoti kitus įrankius!

3. Kur rasti OneDrive?

OneDrive pasiekti galima vienu iš šių būdų:

• Darbinio kompiuterio failų naršyklėje:

• Naudojant darbinio kompiuterio interneto naršyklę adresu portal.office.com:

• Naudojant programėlę telefone.

4. Kur saugomi failai, esantys OneDrive?

Įkeliant failus į OneDrive, kompiuteryje esanti ir fone veikianti programėlė juos automatiškai sinchronizuoja su debesimis, todėl failą įkėlus per kompiuterį, jis matomas per naršyklę ir atvirkščiai.

5. Ar yra daromos OneDrive atsarginės kopijos?

Skirtingai nei V disko, OneDrive atsarginės kopijos kelis kartus per dieną nėra daromos. Dokumentų apsauga veikia kitokiu principu:

• Visi failai, kuriuos ištrinate, yra saugomi OneDrive šiukšliadėžėje 90 dienų (šiukšliadėžę galima atsidaryti per naršyklę). Netyčia ištrynus dokumentą iš OneDrive, jį galima atstatyti iš šiukšliadėžės.

• OneDrive veikia versijavimo funkcija, kai yra saugomos kelios to paties dokumento versijos. Dokumentų versijas galima atsidaryti vienu iš būdų:

• Jeigu tai yra Microsoft Office dokumentas (pvz. Word), versijas pažiūrėti/nukopijuoti/atstatyti galima per programą – File -> Info -> Version history. Atsidaro dokumento versijų sąrašas:

• Jeigu tai nėra Microsoft Office dokumentas, versijas peržiūrėti/atsisiųsti galima per naršyklę:

6. Kaip pasidalinti dokumentais su kolegomis?

Norint pasidalinti dokumentu su kolegomis, reikia sukurti nuorodą, kurią naudodamas jis galės atsidaryti dokumentą. Tam reikia:

1. Įkelti failą į OneDrive.

2. Paspausti Share failų naršyklėje arba File -> Share taikomojoje programoje (pvz. Excel):

3. Atsidariusiame lange:

1. Nurodyti, kad prieiga suteikiama tik nurodytiems darbuotojams (1)

2. Įvesti darbuotojus, kurie gaus prieigą prie failų (2)

3. Neprivaloma, tačiau galite įvesti tekstą kolegai, kuris bus el. laiške (3)

4. Paspausti mygtuką Send, norint iš karto išsiųsti pranešimą apie pasidalintą failą kolegai (-oms) (4)

5. Neprivaloma, tačiau, jei nenorite iš karto siųsti laiško, o norite tiesiog nusikopijuoti nuorodą, paspauskite mygtuką Copy (5):

Atlikus šiuos veiksmus, yra sukuriama nuoroda į dokumentą. Vienas dokumentas gali turėti vieną arba kelias nuorodas su skirtingais nustatymais, o viena nuoroda gali turėti vieną ar kelis darbuotojus, kuriems yra suteikiama prieiga. Pavyzdžiui, šis dokumentas pasidalintas dviem nuorodomis, kur vieni darbuotojai turi teisę taisyti dokumentą, o kiti neturi (plačiau apie prieigos teises žr. 7-tą skyrių):

Kolega, atsidaręs nuorodą, dokumentą atsidaro naršyklėje:

Norint, tęsti galima ir naršyklėje, tačiau, jeigu nepatogu, dokumentą galima atsidaryti ir tam skirtoje programoje. Norint tą padaryti, reikia paspausti mygtuką Editing ir pasirinkti Open in Desktop App:

Atsidaro taikomoji programa, pvz. Excel.

Su failu dirbama įprastai, o failas išsaugomas paspaudžiant mygtuką Save arba Ctrl + S. Failas automatiškai atsinaujina dokumento savininko OneDrive saugykloje, jo siųsti papildomai el. paštu nereikia. Reikia tik pagal poreikį informuoti kolegą, kad atlikote veiksmus su dokumentu, tačiau paties dokumento siųsti nebereikia.

Norint, galima atsisiųsti ir išsisaugoti failo kopiją. Tačiau, kad autorius matytų pakeitimus, juos daryti reikėtų ant autoriaus kopijos, t.y. atidarius dokumentą per nuorodą.

Pagal šitą principą, dokumentą vienu metu gali atsidaryti keli darbuotojai. Siekiant išvengti konfliktuojančių dokumento pakeitimų, kiekvienas darbuotojas mato kurioje dokumento vietoje yra kitas darbuotojas. Pvz. pirmas darbuotojas mato, jog antrasis yra čia:

O antras mato, jog pirmasis yra čia:

Word dokumente tas atrodo taip:

Powerpoint:

Apie dokumento atidarymą, naudojant nuorodą, jos siuntėjas informuojamas el. laišku:

Tai, kad prie dokumento kažkas turi prieigą, galima pamatyti Windows failų naršyklėje. Tą rodo prie failo esantis žmogeliuko simbolis:

Norint pamatyti kas turi prieigą, reikia vėl atsidaryti bendrinimo langą (failų naršyklėje paspausti Share arba taikomojoje programoje paspausti File -> Share). Norint pridėti darbuotojų, panaikinti arba pakeisti prieigą, reikia paspausti Shared with zonoje:

Ir pašalinti pasirinktiems darbuotojams prieigą (1) arba pašalinti visą nuorodą, t.y. bendrinimą visiems darbuotojams (2) arba pridėti naujų darbuotojų pasirinktai nuorodai (2):

Darbuotojas, norėdamas pamatyti visus dokumentus, kuriais su juo yra pasidalinę kolegos arba kuriais jis yra pasidalinęs, tą gali padaryti per naršyklę:

7. Kaip pasidalinti dokumentais su kolegomis (tik peržiūrai)?

Kartais gali būti naudinga dokumentu pasidalinti tik peržiūrai, pvz. dokumentas su žaliavų kainomis, t.y. kad prieigą turintys darbuotojai, jį galėtų peržiūrėti, bet negalėtų taisyti ir/arba atsisiųsti.

Norint tą padaryti, reikia dokumentu dalintis taip, kaip aprašyta 6-tame skyriuje, tačiau papildomai paspausti čia:

Ir nustatyti reikalingas teises, pvz. nuimti varnelę nuo Allow editing (jei nenorite leisti taisyti dokumento) ir uždėti varnelę ant Block download (jei norite uždrausti atsisiuntimą):

Dokumento gavėjas jį gali peržiūrėti tik naršyklėje bei negali taisyti/atsisiųsti/atspausdinti dokumento ir kopijuoti duomenų:

8. Kaip pasidalinti failais su kitur dirbančiais žmonėmis?

Norint pasidalinti dideliais failais ar katalogais su daug failų, kurie „netelpa“ į laišką, reikia:

1. Įkelti failus į OneDrive.

2. Paspausti Share failų naršyklėje:

3. Jeigu duomenų gavėjas turi Microsoft paskyrą, dokumentu dalintis reikia taip pat, kaip su kolega (žr. ankstesnį skyrių). Jeigu gavėjas neturi Microsoft paskyros arba tai yra neaišku, reikia pakeisti nuorodos, suteikiančios prieigą, tipą. Paspausti čia:

Ir pasirinkti:

• Anyone with the link (1). ĮSPĖJIMAS! Prieigą prie duomenų turės bet kas, kas turės nuorodą!
• Uždėti varnelę ant Allow editing (2), jei norite, kad gavėjas turėtų teisę įkelti failų arba nuimti, jeigu ne.
• Nustatyti nuorodos į duomenis galiojimo terminą (3). Pasibaigus terminui, nuoroda taps negaliojanti. 
• Pagal poreikį nustatyti slaptažodį, skirtą duomenų atidarymui (4). Geroji praktika yra siunčiant jautrius duomenis, gavėjui el. paštu išsiųsti nuorodą, o kitu kanalu (pvz. SMS žinute) slaptažodį.
• Paspausti mygtuką Apply (5):

4. Ir nusikopijuoti nuorodą naudojant mygtuką Copy:

Nuorodos gavėjas, paspaudęs nuorodą turi įvesti slaptažodį (jeigu toks buvo nustatytas sukuriant nuorodą):

Atsidariusiame lange gavėjas gali atsisiųsti duomenis arba įkelti naujų failų (jeigu nurodai suteikta tokia teisė):

9. Kaip susikurti nuorodas į kitų darbuotojų dokumentus pas save?

Kartais yra naudinga nuorodas į kitų darbuotojų dokumentus išsisaugoti savo diske, kad juos būtų galima pasiekti greičiau. Pvz. el. paštu gaunate dokumentus:

Atidarius nuorodą, matomas dokumentų sąrašas. Kad tai yra kito darbuotojo dokumentai, matoma iš simbolio . Nuorodą (shortcut) įsikelti į savo diską galima paspaudus šį mygtuką:

Jūsų diske atsiranda nuoroda į kito darbuotojo dokumentus:

Kuri taip pat sinchronizuojasi su kompiuterio failų naršykle: